CONVENIO DE USO – SUCURSAL VIRTUAL EMPRESAS (CANAL DE INTERNET) DE COINK

  • La Sucursal virtual Empresas de Coink es una plataforma que permite el acceso mediante el portal de internet que COINK S.A Sociedad Especializada en Pagos y Depósitos Electrónicos (En adelante COINK) ha dispuesto para facilitar a sus Clientes Persona Jurídica (en adelante EL CLIENTE) el acceso a los productos o servicios ofrecidos por COINK. El presente documento tiene el propósito de regular la prestación del servicio del uso de la Sucursal Virtual Empresas y de los servicios financieros que desde esta puedan ejecutarse. Adicionalmente, EL CLIENTE acepta que este servicio estará sujeto a los límites, términos de uso, condiciones o reglamentos contenidos en este convenio. El CLIENTE también acepta que debe en
    todo momento observar de forma estricta las instrucciones que sobre la utilización del servicio y las medidas de seguridad indique COINK, bien sea mediante documentación escrita, o publicada en la página web de COINK, www.coink.com.
 

I. ACTIVACIÓN Y FUNCIONAMIENTO  

  • COINK activará la Sucursal Virtual Empresas, en adelante SVE, para aquellos clientes que hayan atendido los requisitos previstos para la vinculación como Cliente, y cuente con por lo menos una Cuenta de DEPÓSITO PERSONA JURÍDICA COINK activa. Para surtir este proceso de activación, se le solicitará al cliente la designación de un usuario inicial, quien estará encargado de adelantar la activación de la Sucursal Virtual Empresas. Para este proceso, Coink remitirá mediante correo electrónico un link de acceso al usuario principal designado por el representante legal como administrador de la SVE, este usuario deberá previamente descargar una aplicación de autenticación de su preferencia (en todo caso recomendamos Microsoft o Google Authenticator), la cual permite administrar el proceso de ingreso y autenticación de usuarios de forma segura (doble factor de autenticación), con la generación de la clave dinámica en conjunto con el usuario y clave personal le permiten el acceso. Este control de clave dinámica, que se realiza a través del uso de la herramienta de “token” para el acceso aplica para todos los usuarios de la SVE. El Token se solicitará en los procesos de autorización y confirmación de operaciones, así como en otros procesos como registro de cuentas, y creación y mantenimiento de usuarios en la SVE. Este acceso es único, personal e intransferible y faculta al usuario inicial para adelantar la creación de nuevos usuarios en la SVE y la definición de los parámetros de funcionamiento de la sucursal (límites transaccionales, perfil de usuario, horarios de accesos, IPs suscritas, entre otros elementos). El acceso otorgado a la SVE, tendrá el carácter vinculante de una firma digital, que identifica al cliente frente a Coink, y refleja así la voluntad de ejecutar las acciones o transacciones habilitadas por Coink a nombre del cliente. El cliente podrá, a través de la SVE , crear y autorizar transacciones monetarias, crear a otros usuarios y asignarle perfiles de acuerdo con los privilegios. En todo caso estos accesos y perfiles deberán administrarse y usarse conforme la estructura y políticas de acceso, contraseñas y recomendaciones de seguridad definidas por Coink para este propósito. De dichos accesos, el Cliente será responsable y aceptará como válidas las actuaciones de los usuarios a quienes les ha otorgado los accesos, frente a sus actuaciones en la SVE, las transacciones, operaciones e instrucciones generadas. En este mismo sentido y conforme los artículos 640 inciso 3° y 842 del Código de Comercio, las transacciones, operaciones o instrucciones que se adelanten con el uso de las contraseñas y token asignados a registrados, el cliente deberá aceptarlos y se obliga a asumir las consecuencias de dichas actuaciones y no podrá alegar falta de capacidad o poder de quienes han actuado con los accesos otorgados. En ese sentido, renuncia a formular reclamos o indemnizaciones contra Coink. En cualquier caso, Coink podrá solicitar la suscripción y aceptación de las condiciones, instrucciones, políticas, entre otros elementos relevantes para el funcionamiento de la SVE dentro de la misma sucursal, o a través de documentos físicos. El cliente declara: a) Que es una sociedad debidamente constituida y regulada por las leyes de Colombia. b) Que tiene la autorización, licencia, registro y permiso legal requerido para atender sus obligaciones con Coink. c) Las personas que otorgan este poder en nombre de los poderdantes están plenamente autorizados para celebrar y ejecutar el mismo. d) Que cuenta con la capacidad legal otorgada por los órganos corporativos, y que lo aquí descrito no contradice sus estatutos o cualquier otro acuerdo o compromiso en el que sea parte. e) El cliente verificará y confirmará que a quienes le asigne acceso son personas autorizadas para llevar a cabo las acciones de acuerdo con el perfil que el Cliente el designe. Coink se reserva el derecho de suspender o cancelar de manera total o parcial la SVE, en cualquier momento, y por motivos de mal uso, desatención de las recomendaciones de seguridad, incumplimiento de las obligaciones, u otras razones objetivas. La suspensión o cancelación de la SVE implicará la suspensión o cancelación de las autorizaciones que EL CLIENTE haya dado para el uso del PORTAL. A continuación, se relacionan las características principales de los perfiles de acceso en la SVE:
1. USUARIO INICIAL:

Usuario facultado por El Cliente, quien activará la SVE y podrá manejar a nombre del cliente la administración de los parámetros de la sucursal (asignación de usuarios, horarios, perfiles, límites), así mismo podrá adelantar instrucciones u operaciones habilitadas en la SVE. Este usuario no podrá ser cedido a otros, pero podrá llevar a cabo la creación de nuevos usuarios con distintos perfiles que se adapten a la necesidad del Cliente.

2. USUARIO ADMINISTRADOR:

Usuario facultado por El Cliente, quien podrá manejar a nombre de El Cliente la administración de los parámetros de la sucursal (asignación de usuarios, horarios, perfiles, límites) y así mismo podrá adelantar instrucciones y operaciones habilitadas en la SVE.

3. USUARIO COLOCADOR: 

Facultado para adelantar procesos de creación de instrucciones u operaciones monetarias en la SVE, únicamente. También podrá consultar la información transaccional tal como el historial y los extractos.

4. USUARIO APROBADOR:

Facultado para autorizar las transacciones u operaciones ingresadas por el perfil Colocador, para su ejecución final por parte de Coink. También podrá consultar la información transaccional tal como el historial y los extractos.

5.USUARIO CONSULTOR: 

Tendrá acceso a la SVE únicamente para consultar la información que allí se almacena y pone a disposición del cliente. En ningún caso podrá modificar, colocar o aprobar transacciones en la SVE.

 

II. TRANSACCIONES U OPERACIONES EN LA SVE

  • Dentro de las transacciones a realizar en la SVE de Coink, se encuentran la inscripción de cuentas destino de Coink y otros bancos, las transferencias monetarias entre cuentas Coink y a otras entidades bancarias, consultas de saldos, generación de  extractos, administración de perfiles de usuarios, y EL CLIENTE deberá tener o crear la provisión de fondos que las respectivas operaciones exijan; cualquier exceso se considerará una apropiación indebida y dará lugar a exigir por parte de COINK el pago inmediato de las sumas en exceso, sin perjuicio de las acciones legales, investigación y sanciones establecidas por las autoridades competentes. En el caso de las transferencias, bien sea a cuentas Coink de otros beneficiarios, o a Cuentas de otras entidades financieras, requerirán de su previa inscripción en la SVE del cliente, sujetas a las condiciones de aprobación por parte de Coink. Coink podrá abstenerse de permitir la inscripción de estas cuentas, y por ende realización de transacciones a terceros que estén por fuera de sus políticas. Las transacciones estarán disponibles y se ejecutarán en los horarios y condiciones establecidas y publicadas por Coink en su página de internet, en caso de que no esté habilitado igualmente será notificado al cliente al momento de realizar las transacciones. De igual manera, Coink podrá limitar el monto o cantidad de transacciones a realizar a través de la SVE, de lo cual estará informando a través de su página web www.coink.com 

Los soportes o comprobantes de las transacciones serán aquellos que ha dispuesto Coink al cliente a través de la SVE, y EL CLIENTE los reconoce desde ahora como prueba de las transacciones y/o operaciones realizadas a través de la SVE por este o sus autorizados, y las acepta como ejecutadas. El cliente se acoge al horario de corte operativo, contable y de ejecución de las operaciones definido por Coink. Las transacciones realizadas a través de SVE de Coink serán notificadas al Cliente a través de correo electrónico o SMS u otro mecanismo que Coink determine. Dado lo anterior EL CLIENTE deberá mantener actualizada su información de contacto en la SVE (correo electrónico, celular o cualquier otro elemento de comunicación establecido) destinado para recibir notificaciones. EL CLIENTE entiende y acepta que la plataforma donde se implementa la SVE es un sistema informático sujeto a errores; por lo tanto, autoriza a Coink para reversar cualquier inconsistencia que se presente en las operaciones que se realicen a través de SVE, debitando o acreditando los recursos objeto de transacciones, según sea el caso. Coink no asume ni podrá asumir responsabilidad en el caso de que algún tercero, proveedor o establecimiento se rehúse a admitir el uso de los servicios ofrecidos por la SVE, y tampoco podrá asumir responsabilidad por la calidad, cantidad, marca o referencia de las transacciones realizadas para la compra de bienes o servicios a través de la SVE.

III. COBROS Y TARIFAS 

  • Coink se reserva el derecho de aplicar y cobrar tarifas, intereses, comisiones por concepto del uso de la SVE y demás servicios disponibles de la Cuenta Coink a través de este canal de internet. El cliente declara conocer lo anterior y, por ende, autorizar el descuento o cobro de dicho valor de la Cuenta Coink inscrita del canal. En caso de no contar con recursos suficientes para atender este compromiso con Coink, se descontará de otra cuenta Coink que el cliente tenga con la entidad o con recursos que sean recibidos de nuevas transacciones. Adicionalmente, las transacciones a realizar a través de la SVE tendrán sus costos que serán informados al momento de su realización para que el cliente pueda aceptarlos y continuar la operación, o rechazarlos aplicando la cancelación de las transacciones. Las diferentes tarifas transaccionales o del canal, serán informadas al cliente por los canales establecidos por Coink, y podrán ajustarse conforme lo establecido en el Reglamento de Depósito Coink. Estas transacciones o uso del canal también podrán tener cargos tales como el Gravamen a los movimientos financieros,
    que estarán a cargo de El Cliente y frente a los cuales Coink actúa como agente retenedor.

IV. CANCELACIÓN Y BLOQUEO 

  • El Cliente acepta que Coink podrá, en cualquier momento y sin previa notificación, limitar, bloquear o cancelar el uso de la SVE por razones asociadas a temas de seguridad, comercial o de riesgo, específicamente por las siguientes razones: a) Incumplimiento por parte de EL CLIENTE de alguna de las obligaciones contenidas en el presente documento. b) Si el canal es utilizado para fines distintos a los autorizados en el presente documento. c) Cancelación de la relación comercial que EL CLIENTE tenga con Coink. d) Por mora o incumplimiento de cualquiera de las obligaciones que el cliente tenga con Coink o mora superior a 60 días en el pago de la comisión de prestación del servicio de la SVE. e) Por muerte, disolución, liquidación, embargo de depósitos, quiebra, concordato o mala situación económica del CLIENTE. f) Incumplimiento de las obligaciones propias del producto sobre el cual EL CLIENTE realice transacciones a través del Canal. g) Por decisión unilateral de Coink en los
    términos previstos en el presente convenios SVE.
    Por su parte, EL CLIENTE podrá dejar de usar el Canal en cualquier momento de manera voluntaria o solicitar su bloqueo de manera temporal cuando tenga conocimiento de cualquier situación que pueda poner en riesgo la seguridad de sus productos por medio del mecanismo que Coink informe a través de su página web www.coink.com. De igual forma, podrá solicitar el desbloqueo cuando dicha situación haya sido superada.

V. TERMINACIÓN UNILATERAL SARLAFT 

  • El CLIENTE declara que conoce y acepta que Coink podrá dar por terminado el presente convenio de manera unilateral cuando su nombre haya sido incluido en listas internacionales como ONU, OFAC (Office of Foreign Assets Control) o cuando aparezca en cualquier otra lista donde se le vincule con conductas delictivas tales como narcotráfico, secuestro extorsivo, lavado de activos, trata de personas, entre otras. Esta situación, se hará extensiva si quienes aparecen en las listas son vinculados, representantes legales, socios, contadores, revisores fiscales o administradores de EL CLIENTE, así como usuarios de la SVE. Adicionalmente EL CLIENTE conoce y acepta que Coink podrá limitar, suspender temporalmente o dar por terminado el producto si a su criterio existen dudas o conflictos frente a la procedencia de los fondos depositados; si la información proporcionada por EL CLIENTE resulta falsa, inexacta o incompleta; si EL CLIENTE realiza o permite que terceros realicen indebida o fraudulentamente operaciones; o si se reciben transferencia de fondos, pagos o consignaciones no justificadas; en caso de que a discreción de COINK existan razones para creer que el CLIENTE está haciendo uso indebido de la SVE de tal forma que pueda poner en riesgo la seguridad de la información del CLIENTE, de COINK u otros clientes. En caso de presentarse alguna de las situaciones descritas en esta sección, dicha situación será avisada previamente a EL CLIENTE, con el fin de que pueda ejercer su derecho de defensa dentro de los cinco (5) días hábiles siguientes al aviso ante Coink a través del correo electrónico registrado para contactarlo o entregarle información. 

VI. REQUISITOS TECNOLÓGICOS Y SEGURIDAD. 

  • El acceso y uso de la SVE se podrá realizar desde cualquier equipo (computador, Tablet o celular) con conexión a internet, para lo cual debe cumplir con los requisitos de COINK como son hacer uso de un equipo personal o de trabajo, conectarse desde una red segura y evitar las conexiones públicas, contar con un navegador Chrome, Explorer, Firefox o Safari actualizado, tener instalado y actualizado en el equipo un antivirus, tener 1GB o más de memoria RAM, contar con tarjeta de video integrada y hacer uso de un sistema operativo de 32 bits o 64 bits.
    EL CLIENTE y la empresa que le suministre dicha conexión serán responsables por la conexión a internet y el correcto funcionamiento del equipo utilizado. EL CLIENTE entiende y acepta que Los servicios prestados mediante la SVE son susceptibles de mejoras o cambios en atención a avances tecnológicos, por lo tanto los requerimientos técnicos arriba señalados o la funcionalidad de la página pueden presentar indisponibilidad o cambios que serán informados a EL CLIENTE por los canales establecidos. COINK no se obliga a garantizar una disponibilidad mínima de tiempo de los servicios ofrecidos a través de la SVE. El CLIENTE se obliga a asignar y retirar el uso de los token y usuarios a los empleados que deben o no tener el respectivo acceso, cuando se presente perdida del dispositivo que almacena el token, así mismo se obligan a realizar cambios periódicos de las contraseñas y entiende que son personales e intransferibles. COINK no se hace responsable por la perdida o daño de los dispositivos móviles donde se administren los token de acceso. EL CLIENTE deberá garantizar que todos los usuarios que van a hacer uso de la SVE conozcan y cumplan con las recomendaciones de seguridad publicadas por COINK en su página web Educación financiera, así como asegurar que sus usuarios realicen las operaciones bajo parámetros de seguridad, honestidad y transparencia por cuanto el CLIENTE es el único responsable por el uso, manejo y administración de la SVE, usuarios, claves, tokens y transacciones, salvo que exista responsabilidad demostrada de COINK, El CLIENTE y sus usuarios que van a hacer uso de la SVE obligan a no hacer uso de los servicios ofrecidos en la SVE para fines ilegales, ilícitos o contrarios a la moral o a las buenas costumbres generalmente aceptadas, así mismo se abstendrán de utilizar la SVE y los servicios disponibles a través de Internet para: 
  • A) Crear o tratar de crear una identidad falsa con el propósito de engañar respecto a la identidad del remitente o del origen de sus mensajes, consultas o transacciones. 
  • B) Publicar, distribuir o divulgar cualquier información o material inapropiado, difamatorio, ilícito, obsceno, indecente, ilegal o violatorio de derechos de terceros.
  • C) Transmitir o cargar archivos que contengan cual tipo de malware, programas o datos que puedan afectar la seguridad de los sistemas.
  •  D) Transmitir, cargar o copiar archivos que contengan software u otros materiales protegidos por la legislación relativa a la propiedad intelectual, el derecho a la intimidad o la propia imagen o por cualquier otra legislación o derecho
    aplicable, salvo que el CLIENTE sea titular o controle los referidos derechos o haya recibido todas las autorizaciones necesarias para ello. 
  • E) Enviar o canalizar el envío de mensajes publicidad no autorizada, agresiva o no solicitada, de forma masiva («spamming») o arbitraria. 
  • F) Crear hiperenlaces («links») desde o hacia cualquiera de las páginas, archivos, aplicaciones o elementos de la SVE, sin autorización expresa escrita de COINK para tales propósitos.
  • G) Interferir o interrumpir el normal funcionamiento de las redes conectadas con el servicio, e
    infringir las normas, directivas o procedimientos de dichas redes. 
  • H) Intentar obtener acceso de forma no autorizada a los servicios prestados por COINK a través de medios electrónicos, al igual que cualquier sistema informático o red conectados con los servicios ofrecidos por COINK, a través de búsqueda automática de contraseñas, sobrecarga de datos o por cualquier otro medio. 
  • I) Interferir en el funcionamiento, usar o disponer en cualquier forma los archivos,
    aplicaciones, programas y/o sistemas que COINK utilice o posea para la prestación de servicios de cualquier tipo a través de Internet, o de cualquier otra red informática.
  • J) Acceder, usar o disponer sin autorización expresa del COINK de la información contenida en cualquiera de sus sistemas de información, comunicación, procesamiento y/o almacenamiento de datos.
  •  k) Interferir con el uso o disfrute de la SVE y/o cualquier otro servicio por parte de otros CLIENTES, personas o entidades.
  •  l) Obtener Información de terceros, siendo entendido que si de cualquier manera accede a ella debe mantener la reserva del caso y responder por los perjuicios que cause la violación de la misma. 
  • M) Realizar cualquier otro acto u omisión que pueda generar de manera directa o indirecta perjuicios a COINK o a terceros. 

En caso de conocer la realización de cualquiera de las actividades antedichas por parte cualquier persona, EL CLIENTE se obliga a dar aviso inmediato a COINK siendo responsable por los perjuicios causados por la demora en dicho aviso.

VII. AUTORIZACIÓN PARA EL TRATAMIENTO DE DATOS PERSONALES. 

  • En virtud de los derechos consagrados en la Ley 1581 de 2012, EL CLIENTE podrá, en cualquier tiempo, conocer, actualizar, corregir o solicitar la supresión de los datos entregados a través de los medios, procedimientos y canales establecidos en la Política de Tratamiento de Datos Personales, la cual se encuentra disponible en la página web www.coink.com en el link establecido para tal efecto.

VIII. OBLIGACIONES DEL CLIENTE. 

  1. El CLIENTE asumirá la responsabilidad de las operaciones y/o transacciones ordenadas a través de la SVE mediante los mecanismos de Contraseña y token generados.
  2. Cambiar periódicamente su clave de acceso a la SVE, sin conservarla por escrito en ningún medio físico o informático.
  3. Custodiar de manera adecuada sus claves de acceso y token, teniendo en cuenta que éstas son personales e intransferibles y que por su seguridad no deben ser suministradas a terceros.
  4. No permitir que terceras personas operen el canal con su clave de acceso, pues ésta es de su exclusiva custodia, control y utilización.
  5. Conocer y seguir las instrucciones señaladas en el Manual de Usuario de la SVE para garantizar el correcto y seguro uso de esta.
  6. En caso de que por cualquier motivo la seguridad de cualquiera de las CONTRASEÑAS o token se llegare a ver comprometida EL CLIENTE deberá de manera inmediata tomar todas las medidas necesarias para evitar usos indebidos o fraudulentos por parte de terceros no autorizados realizando modificaciones a LA CONTRASEÑA o cancelando la(s) autorizaciones respectivas. En todo caso, EL CLIENTE deberá informar de manera inmediata por la vía más rápida y por escrito a Coink para que de ser posible tome las medidas convenientes.
  7. EL CLIENTE y sus autorizados deberán realizar las transacciones a través de Internet tomando todas las medidas de seguridad necesarias para las mismas. En este sentido procurará realizar las operaciones en equipos que brinden seguridad, absteniéndose de utilizar el servicio desde lugares públicos o computadores que no ofrezcan condiciones de seguridad y privacidad, ya que declaran conocer que la clave y elementos para acceder al servicio se podrían ver comprometidos por violación de estos deberes a su cargo.  En este sentido EL CLIENTE deberá disponer de todos los equipos y aplicativos necesarios para mantener sus sistemas libres de virus o daños que se puedan generar con ocasión de la utilización de la SVE o la conexión y uso de Internet o de cualquier otra red informática.
  8. Actualizar sus datos personales ante Coink al menos una vez al año, o en la oportunidad que se le solicite.
  9. Mantener actualizada de manera permanente la información de contacto para notificaciones solicitada por Coink.
  10. Pagar la contraprestación por el servicio.
  11. Estar atento a las notificaciones que el sistema de Coink le envíe cada vez que realice una transacción débito a través del canal, y reportar cualquier inconsistencia de manera inmediata.
  12. Asumir bajo su propia cuenta y riesgo el costo y gastos del equipo de cómputo, y de la conexión a internet que requiera para el uso de la SVE.
  13. Personalizar las operaciones que realizará a través del canal, esto es, registrar las cuentas, teléfonos, direcciones, límites transaccionales, dirección IP de donde realizará las operaciones etc., que utilizará en sus transacciones, de acuerdo con las facilidades que la misma SVE de Coink suministre para tal fin.
  14. El CLIENTE se obliga a mantener en sus cuentas los fondos necesarios para efectuar las transferencias y/o pagos.
  15. Las demás que en forma específica se pactan en el presente convenio.

IX. MODIFICACIONES DEL CONVENIO

  • El cliente declara que ha leído el presente convenio, que Coink le ha informado de manera clara y completa las características del producto, sus condiciones, las consecuencias de incumplimiento, los procedimientos y seguridades, los derechos y obligaciones, los riesgos que conlleva el uso de la SVE y el incumplimiento de las obligaciones a su cargo, aceptándolos y obligándose a su cumplimiento. Igualmente, manifiesta que han sido puestas en su conocimiento las tarifas, comisiones y costos por la utilización de los servicios, las cuales igualmente se pueden consultar en Internet, dando cumplimiento a lo dispuesto por la Superintendencia Financiera. El presente convenio se tendrá por modificado o adecuado con los demás reglamentos o contratos que suscriba para el uso de cualquier producto o servicio que llegare a prestar Coink y que tenga relación con la celebración del presente
    convenio.
  • Coink podrá modificar este Convenio en cualquier momento. Para tal efecto, la modificación será informada a EL CLIENTE bien sea a través de la página web de Coink, www.coink.com, y vía correo electrónico registrado por EL CLIENTE en Coink (caso en el cual se conservará la constancia de su envío) o por cualquier otro medio idóneo que se desarrolle en el futuro, con una antelación no inferior a diez (10) días hábiles a la fecha en la que entrará a regir la modificación, o cuarenta y cinco (45) días calendario en caso que la modificación implique obligaciones adicionales para los clientes, de tal manera que si EL CLIENTE no solicita en dicho periodo la cancelación del servicio, o hace uso del Canal con posterioridad al mismo, se entenderá que ha aceptado las nuevas condiciones.

Nota: Terminos y Condiciones vigentes a partir del 26 de agosto de 201Facultado para adelantar procesos de creación de instrucciones u operaciones monetarias en la SVE, únicamente. También podrá consultar la información transaccional tal como el historial y los extractos.